Forretningsorden

Den [20.08. 2016] for Grundejerforeningen Romalt er fastsat følgende forretningsorden:

1. Bestyrelsens konstituering
Bestyrelsen udpeges henhold til Grundejerforeningen Romalt vedtægter § 13.

Grundejerforeningen Romalt daglig leder er bestyrelsesformanden.

Efter ordinær eller ekstra ordinær generalforsamling, hvor valg til bestyrelsen er sket, holdes konstituerende møde.

Fungerende sekretær leder bestyrelsens valg af næstformand, og specifikke udvalgsposter og sekretær.

Formanden skal formidle et godt samarbejde i bestyrelsen og sikre, at bestyrelsen fungerer tilfredsstillende, og at bestyrelsens opgaver varetages på bedst mulig måde.

I begyndelsen af første samling godkender bestyrelsen sin forretningsorden og fastsætter instrukser for sit virke.

Valgperioderne er for de udpegede medlemmer 2 år.

Bestyrelsen kan ad-hoc supplere sig med særligt sagkyndige. Disse har ikke stemmeret.

Bestyrelsen kan nedsætte ad-hoc udvalg til behandling af særlige sager. Indstillinger fra sådanne udvalg forelægges til behandling af bestyrelsen.

Hvervet som bestyrelsesmedlem er personligt, og der kan ikke gives møde ved fuldmagt eller suppleant.

Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt der skal ydes særskilt vederlag til bestyrelsens medlemmer og i givet fald til hvem og med hvilke beløb,

På bestyrelsens første møde i udpegningsperioden redegør Grundejerforeningen Romalt daglige leder om reglerne vedrørende inhabilitet.

Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til at underrette bestyrelsen om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af inhabilitet. Dette skal ske i så god tid at bestyrelsen øvrige medlemmer kan forberede sig.

2. Bestyrelsens møder
INDKALDELSE
Ordinært bestyrelsesmøde afholdes mindst 7 gange årligt.

Ekstraordinært bestyrelsesmøde skal afholdes i henhold til Grundejerforeningen Romalt vedtægter § 10.

Bestyrelsesmedlemmernes rejseudgifter og øvrige udgifter i forbindelse med hvervet afholdes af Grundejerforeningen Romalt efter reglerne om godtgørelse af udgifter ved tjenesterejser i staten.

Der fastlægges mødekalender for et år ad gangen.

Formanden indkalder ved Grundejerforeningen Romalt til bestyrelsesmøder, normalt med et varsel på mindst 14 dage.

Fremsættelse af forslag til dagsordenen skal ske senest 8 dage før mødet for at, forslaget sættes på dagsordenen.

Ved anmodning om ekstraordinært bestyrelsesmøde angives de punkter, der ønskes behandlet.

Dagsorden til bestyrelsens møder med bilagsmateriale udarbejdes af Grundejerforeningen Romalt sekretær efter aftale med bestyrelsesformand, og i dennes fravær med næstformand. Dagsorden bør udformes således, at bestyrelsesmedlemmerne får et fyldestgørende billede af de anliggender, der omfattes af dagsordenens punkter.

AFVIKLING
Bestyrelsens møder ledes af formanden.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 af medlemmerne er til stede. Bestyrelsens afgørelser træffes ved almindeligt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens – og i dennes fravær næstformandens – stemme afgørende.

Til beslutninger om ændring af institutionens vedtægter, om køb, salg eller pantsætning og om sammenlægning eller spaltning samt nedlæggelse kræves, at mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor.

Ved formandens forfald ledes bestyrelsens møder af næstformanden.

Bestyrelsen kan beslutte, at andre end mødeberettigede, jf. Grundejerforeningen Romalt vedtægter og bestyrelsens forretningsorden, kan deltage i bestyrelsesmøderne uden stemmeret under behandling af afgrænsede emner.

REFERAT
Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, der underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening ført til referat.

Principielle synspunkter kan optages i referatet.

Fraværende bestyrelsesmedlemmer underskriver referatet snarest muligt. Underskrivning af referat skal ske seneste ved næste kommende bestyrelsesmøde. Referat af bestyrelsesmøde udsendes umiddelbart efter mødet til samtlige bestyrelsesmedlemmer.

På bestyrelsens første møde i udpegningsperioden redegør Grundejerforeningen Romalt daglig leder for reglerne for tavshedspligt.

Kun formanden eller anden person efter bestyrelsens eller formandens bestemmelse kan udtale sig offentligt på Grundejerforeningen Romalt vegne om sager, der skal til behandling eller har været behandlet i bestyrelsen.

3. Oplysninger til bestyrelsen
Grundejerforeningen Romalt  daglig leder sender efter bestyrelsens retningslinjer materiale til bestyrelsens arbejde, herunder mødedeltagelse.

De enkelte bestyrelsesmedlemmer kan på eget initiativ indhenter informationer der nødvendigt i forbindelse med fremlæggelse af sag eller nødvendigt for en sagsbehandling.

Den indsamlet information skal være tilgængeligt for hele bestyrelsen.

Al information skal behandles i henhold til gældende lovgivning om fortrolighed.

4. Bestyrelsens arbejde med organisation og økonomistyring
Det er den udpeget kassere pligt at føre et regnskab, som til enhver tid er retsvisende. Revision af regnskabet sker ved ekstern revision.

Grundejerforeningen Romalt daglig leder har pligt til løbende at orientere sig om Grundejerforeningen Romalt økonomisk situation.

De enkelte bestyrelsesmedlemmer kan til enhver tid kræve orientering om Grundejerforeningen Romalt regnskab.

Mindre justeringer, der ikke væsentligt vil påvirke Grundejerforeningen Romalt ydelser, kan dog foretages af den Grundejerforeningen Romalt daglig leder i samråd med Grundejerforeningen Romalt kassere.

5. Retningslinjer for arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og institutionens daglige leder
Bestyrelsen foretager strategiske beslutninger om Grundejerforeningen Romalt aktiviteter, enkeltdispositioner af væsentlig økonomisk betydning eller usædvanlig art og de beslutninger ifølge lovgivningen, hvor bestyrelsen skal træffe afgørelse, med mindre der er foretaget en skriftlig bemyndigelse af Grundejerforeningen Romalt daglig leder til at udøve pågældende beføjelse.

Dog kan Grundejerforeningen Romalt daglig leder foretage dispositioner, som ikke uden væsentlig ulempe for Grundejerforeningen Romalt kan afvente bestyrelsens beslutning. I så fald skal bestyrelsen snarest muligt underrettes om den indtrufne disposition.

Alle aftaler om indgåelse af lejemål, køb, salg eller pantsætning af fast ejendom godkendes af bestyrelsen. Underskrifter på Grundejerforeningen Romalt vegne sker i henhold til Grundejerforeningen Romalt vedtægt § 15.

Bestyrelsen træffer afgørelser om anlægsinvesteringer/vedtager et investeringsbudget.

6. Retningslinjer for, hvordan bestyrelsen fører tilsyn med institutionens daglige leder
Bestyrelsen bemyndiger formanden til at udføre de opgaver, som bestyrelsen har vedrørende Grundejerforeningen Romalt daglig drift. Formanden kan rådføre sig med næstformanden og andre i dette arbejde.

7. Ændring af forretningsorden
Ændring i eller tillæg til forretningsordenen kræver, at et flertal af bestyrelsens medlemmer stemmer herfor.

8. Udlevering af vedtægter og forretningsorden
Alle tiltrædende bestyrelsesmedlemmer og repræsentanter i bestyrelsen skal underskrive den originale forretningsorden og have udleveret et eksemplar deraf samt af Grundejerforeningen Romalt vedtægter og Randers Kommune lokalplan 104.

Ændres forretningsordenen, skal den ajourførte forretningsorden underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer.

Bestyrelsen/Formanden afgør i øvrigt, hvordan ændringer i forretningsordenen meddeles.

Institutionens valgte revisor modtager et eksemplar af vedtægter og forretningsorden.

Vedtaget på bestyrelsesmøde den [20.08. 2016]. Ændret den [16.03.17]